Una nueva ley requiere que los empleadores proporcionen a todos los empleados tiempo de enfermedad y seguridad ganado a partir del 1 de enero. 1, 2024.
Una nueva ley aprobada durante la sesión legislativa de 2023, el Capítulo 53, requerirá que los empleadores brinden a los empleados licencia por enfermedad y seguridad.
Todas las ciudades de Minnesota querrán comenzar a prepararse para el nuevo beneficio de licencia pagada para sus empleados a partir del 1 de enero. 1 de enero de 2024. La nueva ley se aplica a cualquier empleador con uno o más empleados, por lo que no existe una exención para ciudades pequeñas, y todo Se cubrirán las ciudades de Minnesota. Además, esta nueva ley cubre a todos los empleados, incluidos los empleados a tiempo parcial y temporales.
Las ciudades que brindan tiempo ganado por enfermedad y seguridad a los empleados bajo una política de tiempo libre pagado no están obligadas a proporcionar tiempo ganado adicional por enfermedad y seguridad, siempre que la política cumpla con las mismas condiciones o exceda el estándar mínimo de la ley.
Por lo tanto, las ciudades con una política u ordenanza de licencia por enfermedad y seguridad existente pueden encontrar útil usar la política de personal modelo (doc) de la Liga para hacer una comparación lado a lado de su política de licencia existente con el lenguaje de licencia por enfermedad y seguridad recién obtenido. Esto puede ayudar a discernir más fácilmente dónde se requieren mejoras en las políticas de la ciudad y dónde las políticas de la ciudad pueden ser más ricas que la ley de Minnesota.
Con los procesos presupuestarios para 2024 en curso en muchas ciudades, las ciudades querrán asegurarse de tener en cuenta cualquier acumulación adicional de tiempo libre remunerado para los empleados. Comuníquese con el proveedor de su sistema de nómina para agregar un código de pago para la licencia por enfermedad y seguridad ganada y haga los ajustes necesarios para cumplir con los requisitos necesarios de declaración de salarios.
Requisitos de licencia por enfermedad y seguridad ganados
Según la nueva ley, un empleado gana, como mínimo, hasta una hora de tiempo libre por cada 30 horas trabajadas, hasta 48 horas cada año. Una vez más, este umbral es un «piso» en lugar de un «techo», por lo que si una ciudad desea proporcionar un máximo que supere las 48 horas, ciertamente puede hacerlo. La tarifa por hora de tiempo ganado por enfermedad y seguridad es la misma tarifa por hora que gana un empleado de su empleo en la ciudad.
Un «año» es un período regular y consecutivo de 12 meses según lo determina la ciudad, y algunos ejemplos podrían incluir un año calendario, un año fiscal o 12 meses según el aniversario de trabajo de un empleado. Las ciudades deberán notificar a los empleados por escrito, al comienzo del empleo o el 1 de enero. 1 de enero de 2024, lo que ocurra más tarde, de sus derechos ganados de licencia por enfermedad y seguridad. El sitio web del Departamento de Trabajo de Minnesota indica que próximamente se publicará un aviso de muestra para los empleados. En las políticas de notificación y personal de los empleados, las ciudades querrán asegurarse de definir:
- Cómo se calcula su período de 12 meses.
- El empleado obtuvo derechos de licencia por enfermedad y seguridad.
- Cantidad de vacaciones disponibles.
- Cómo los empleados pueden usar la licencia.
- Requisitos para procedimientos razonables de notificación.
- Enumerar las prohibiciones sobre represalias.
Los estados de ganancias de los empleados deberán actualizarse para reflejar las horas de licencia por enfermedad y seguridad acumuladas y utilizadas por cheque de pago. Consulte el memorando de información de cheques de pago de LMC para conocer los requisitos actualizados de la declaración de ganancias.
Vea el memorando de información de «Cheques de pago» de la Liga.
Si no se proporciona una copia de la política escrita de la ciudad a un empleado, la ciudad no puede negar el uso de la licencia por enfermedad y seguridad ganada al empleado sobre esa base.
Como se señaló anteriormente, mientras que muchas ciudades ya ofrecen licencias por enfermedad o tiempo libre pagado a los empleados, la nueva ley brinda estos beneficios de licencia a todo empleados, incluidos los empleados a tiempo parcial y temporales, que trabajan al menos 80 horas para la ciudad. La ley permite que los empleados elegibles comiencen a acumular licencia pagada por enfermedad y seguridad cuando comienzan a trabajar y requiere el uso de la licencia en el menor incremento de tiempo registrado por el sistema de nómina de la ciudad, pero no más de cuatro horas. Por lo tanto, el incremento mínimo de licencia acumulada por enfermedad y seguridad que los empleados pueden usar deberá definirse en la política de la ciudad y compartirse con los empleados de la ciudad.
Uso de la licencia por enfermedad y seguridad ganada
Los empleados pueden usar el tiempo de enfermedad y seguridad pagado acumulado en las siguientes circunstancias:
- Propia de un empleado:
- Enfermedad mental o física, lesión u otra condición de salud.
- Necesidad de diagnóstico médico, atención o tratamiento de una enfermedad mental o física.
- Lesión o estado de salud.
- Necesidad de cuidados preventivos.
- Cierre del lugar de negocios debido al clima u otra emergencia pública.
- Incapacidad para trabajar o teletrabajar porque la ciudad prohíbe que el empleado trabaje debido a problemas de salud relacionados con la posible transmisión de una enfermedad contagiosa relacionada con una emergencia pública. O, si el empleado está buscando o esperando los resultados de una prueba de diagnóstico o un diagnóstico médico de una enfermedad transmisible relacionada con una emergencia pública y el empleado ha estado expuesto a una enfermedad transmisible o la ciudad ha solicitado una prueba o diagnóstico.
- Ausencia debido a abuso doméstico, agresión sexual o acoso del empleado siempre que la ausencia sea para:
- Busque atención médica relacionada con lesiones o discapacidades físicas o psicológicas causadas por abuso doméstico, agresión sexual o acoso.
- Obtenga servicios de una organización de servicios para víctimas.
- Obtener asesoramiento psicológico o de otro tipo.
- Busque una reubicación o tome medidas para asegurar un hogar existente debido a abuso doméstico, agresión sexual o acoso.
- Buscar asesoramiento legal o emprender acciones legales, incluida la preparación o la participación en cualquier procedimiento legal civil o penal relacionado o que resulte del abuso doméstico, la agresión sexual o el acecho.
- Cuidado de un familiar:
- Con enfermedad mental o física, lesión u otra condición de salud.
- Quién necesita un diagnóstico médico, atención o tratamiento de una enfermedad mental o física, lesión u otra condición de salud.
- Quién necesita medicina preventiva o atención médica.
- Cuya escuela o lugar de cuidado ha sido cerrado debido al clima u otra emergencia pública.
- Cuando una autoridad sanitaria o un profesional de la salud haya determinado que la presencia del familiar del empleado en la comunidad pondría en peligro la salud de otras personas debido a la exposición a una enfermedad transmisible, ya sea que el familiar haya contraído o no la enfermedad transmisible.
- Para una ausencia debido a abuso doméstico, agresión sexual o acoso de un miembro de la familia del empleado, siempre que la ausencia sea para:
- Busque atención médica relacionada con lesiones físicas o psicológicas, o discapacidad causada por abuso doméstico, agresión sexual o acoso.
- Obtenga servicios de una organización de servicios para víctimas.
- Obtener asesoramiento psicológico o de otro tipo.
- Busque una reubicación o tome medidas para asegurar un hogar existente debido a abuso doméstico, agresión sexual o acoso.
- Buscar asesoramiento legal o emprender acciones legales, incluida la preparación o la participación en cualquier procedimiento legal civil o penal relacionado o que resulte del abuso doméstico, la agresión sexual o el acecho.
Para fines de licencia por enfermedad y seguridad ganada, los miembros de la familia son más expansivos que la mayoría de las políticas tradicionales de licencia de la ciudad. Según la nueva ley, un miembro de la familia incluye a un empleado:
- Cónyuge o pareja de hecho registrada.
- Hijo, hijo adoptivo, hijo adulto, pupilo legal, hijo del cual el empleado es el tutor legal, o hijo para quien el empleado representa o representó a los padres locales.
- Hermano, hermanastro o hermano adoptivo.
- Padre biológico, adoptivo o de crianza temporal, padrastro o persona que estuvo en lugar de los padres cuando el empleado era menor de edad.
- Nieto, nieto adoptivo o nieto adoptivo.
- Abuelo o padrastro.
- Un hijo de un hermano del empleado.
- Un hermano del padre del empleado.
- Un yerno o un cuñado.
- Cualquiera de los miembros anteriores de la familia de un cónyuge o pareja de hecho registrada.
- Cualquier otra persona con parentesco consanguíneo o cuya vinculación estrecha con el trabajador sea equivalente a una relación familiar.
- Hasta una persona designada anualmente por el empleado.
Durante el uso de la licencia por enfermedad y seguridad ganada de un empleado, el empleado continuará recibiendo la contribución del seguro del empleador de la ciudad como si estuviera trabajando, y el empleado será responsable de cualquier parte de sus primas de seguro.
Aviso de licencia y documentación
La nueva ley permite que los empleadores exijan hasta siete días de anticipación a los empleados cuando utilicen la licencia acumulada por enfermedad y seguridad para necesidades previsibles de tiempo libre. Si la necesidad de un empleado es imprevista, la ley estatal permite que el empleado notifique lo antes posible. Sin embargo, si el empleado o un familiar del empleado no recibió servicios de un profesional de la salud, o si no se puede obtener la documentación de un profesional de la salud en un tiempo razonable o sin gastos adicionales, entonces la documentación razonable puede incluir una declaración por escrito del empleado que indique que el empleado está usando, o usó, licencia por enfermedad y seguridad ganada para un propósito calificado.
Una ciudad tiene prohibido exigir a un empleado que divulgue detalles relacionados con el abuso doméstico, la agresión sexual o el acecho o los detalles de la condición médica del empleado o de su familiar.
Cuando un empleado usa la licencia por enfermedad y seguridad ganada durante más de tres días consecutivos, una ciudad puede requerir la documentación de respaldo adecuada (como documentación médica que respalde la licencia médica, registros judiciales o documentación relacionada para respaldar la licencia de seguridad). De acuerdo con la ley, una ciudad no puede exigirle a un empleado que use licencia por enfermedad y seguridad ganada que encuentre un trabajador de reemplazo para cubrir las horas que el empleado estará ausente.
Los empleadores deben mantener la confidencialidad de los registros de licencia por enfermedad y seguridad obtenidos, las certificaciones médicas, los antecedentes y la información de los documentos relacionados con el abuso doméstico, la agresión sexual o el acecho, y cualquier declaración del empleado sobre la necesidad de la licencia. Estos registros deben mantenerse separados de los archivos de personal habituales. Según el estatuto, los empleados pueden solicitar a la ciudad que destruya o devuelva los registros de licencia por enfermedad y seguridad ganados que tengan más de tres años antes del año calendario actual.
Pago y traspaso de la licencia por enfermedad y seguridad ganada
No existe ningún requisito por ley de pagar ninguna licencia acumulada por enfermedad y seguridad, pero hay disposiciones de traspaso para establecer. Los empleados pueden transferir la licencia por enfermedad y seguridad acumulada pero no utilizada al año siguiente, pero la transferencia máxima de la licencia por enfermedad y seguridad acumulada para un empleado puede limitarse a 80 horas.
Alternativamente, para evitar que se transfieran hasta 80 horas de licencia acumulada por enfermedad y seguridad, una ciudad puede considerar una de estas dos opciones:
- 48 horas de licencia acumulada por enfermedad y seguridad «con carga inicial» para el año, disponible para el uso inmediato del empleado y luego la ciudad pagará cualquier tiempo ganado por enfermedad y seguridad acumulado pero no utilizado al final del año a la tarifa de pago por hora del empleado, o
- 80 horas de licencia acumulada por enfermedad y seguridad para el año, disponible para el uso inmediato del empleado, sin ningún pago al empleado por la licencia acumulada por enfermedad y seguridad acumulada pero no utilizada.
Cuando hay una separación del empleo de una ciudad y se vuelve a contratar al empleado dentro de los 180 días posteriores a la separación, se restablecerá la licencia por enfermedad y seguridad acumulada previamente que no se había utilizado. Un empleado tiene derecho a usar el tiempo acumulado por enfermedad y seguridad acumulado y acumular tiempo adicional por enfermedad y seguridad ganado al comienzo de la reempleo.
Represalias prohibidas
Un empleado que regresa de un tiempo libre utilizando la licencia acumulada por enfermedad y seguridad tiene derecho a regresar a su empleo con la misma tasa de pago que recibió cuando comenzó la licencia, más cualquier ajuste de pago automático que pueda haber ocurrido durante el tiempo libre del empleado. La antigüedad durante las ausencias por enfermedad y seguridad acumuladas seguirá acumulándose como si el empleado hubiera estado empleado continuamente.
Hay disposiciones contra las represalias incluidas en la ley. Específicamente, un empleador no puede despedir, disciplinar, penalizar, interferir, tomar represalias o discriminar de otro modo a un empleado por hacer valer sus derechos de licencia por enfermedad y seguridad, por solicitar una ausencia por enfermedad y seguridad o buscar soluciones asociadas.
Además, los empleadores no pueden tener en cuenta el uso de la licencia por enfermedad y seguridad ganada de ningún empleado en ningún sistema de puntos de asistencia. Además, es ilegal denunciar o amenazar con denunciar el estado migratorio de una persona o de un miembro de su familia por ejercer un derecho bajo licencia por enfermedad y seguridad ganada.
Seminario web gratuito el 2 de agosto. 3
La Liga está organizando un seminario web el 2 de agosto. 3 que proporcionará una comprensión de cómo las ciudades pueden prepararse para las implicaciones de la nueva ley de licencia familiar y médica pagada, aprenderá sobre el papel del estado, las fechas clave y cómo comenzar a comunicarse con su personal.
Obtenga más información y regístrese para el 8 de agosto. Seminario web del 3 de marzo, «Introducción a la ley de licencia familiar y médica pagada y tiempo ganado por enfermedad y seguridad: cómo pueden prepararse las ciudades».
Leer más artículos de noticias
